Niet alle zakelijke post verandert tegelijk
De Belastingdienst digitaliseert de post geleidelijk. De keuze voor digitale ontvangst betekent daarom niet dat iedere zakelijke brief meteen uitsluitend online verschijnt. Houd tijdens de overgang ook de papieren post in de gaten. Maak binnen uw onderneming duidelijk waar ontvangen stukken worden verzameld, zodat een bericht niet buiten beeld raakt doordat het via een ander kanaal binnenkomt.
Geef uw voorkeur door in het zakelijke portaal
In Mijn Belastingdienst Zakelijk vindt u via ‘Mijn gegevens’ de ‘Voorkeuren voor post en e-mail’. Daar kunt u kiezen om zo veel mogelijk brieven digitaal te ontvangen. Vul vervolgens het e-mailadres voor meldingen in en bevestig dit met de toegestuurde code. Volgens het stappenplan van de Belastingdienst is die code 24 uur geldig. Uw registratie is pas compleet na bevestiging; alleen een adres invullen is dus onvoldoende.
Een e-mailmelding is het begin van de opvolging
Een melding attendeert u op een nieuw bericht. Lees het bericht zelf in het zakelijke portaal en controleer wat wordt gevraagd, welke termijn geldt en welke stukken nodig zijn. Kies een meldingsadres dat ook bij afwezigheid wordt gecontroleerd. Een ongelezen melding in een persoonlijke mailbox maakt de onderneming kwetsbaar voor gemiste acties.
Bewaar relevante correspondentie in het dossier en leg vast wie de verdere behandeling op zich neemt. Daarmee wordt zichtbaar dat een bericht niet alleen is ontvangen, maar ook is beoordeeld.
Maak afspraken met uw fiscaal dienstverlener
U kunt iemand machtigen om belastingzaken en voorkeuren voor u te regelen. Bespreek welke toegang en werkzaamheden daarbij horen. Een machtiging is geen vervanging voor de afspraak wie berichten controleert en doorstuurt. Stem af hoe uw onderneming en uw adviseur elkaar informeren over nieuwe correspondentie, vragen en deadlines. Zo voorkomt u dat beide partijen aannemen dat de ander een bericht al heeft behandeld.
Houd zakelijke en persoonlijke berichten gescheiden
Zakelijke post staat in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Voor persoonlijke belastingpost is daarnaast de Berichtenbox van MijnOverheid relevant. Een voorkeur in het ene portaal regelt niet automatisch de ontvangst in het andere. Controleer bij de inrichting dus beide omgevingen voor zover die op uw situatie van toepassing zijn.
Neem de controle van berichten op in uw vaste administratieve werkwijze. Leg een vervanger vast, controleer of meldingen aankomen en pas de contactgegevens aan wanneer een medewerker vertrekt. De keuze voor digitaal werkt pas praktisch wanneer ontvangst, inhoudelijke beoordeling en opvolging op elkaar aansluiten.
Meer informatie bij Oudshoorn
Bronnen en achtergrond
Oorspronkelijke bronpublicatie: — Accountant over digitale belastingpost voor ondernemers.
