De deadline van 31 mei vraagt om een eigen afsluitplanning
Een tijdige jaarverantwoording begint met een gezamenlijke planning voor administratie, bestuur en eventuele accountantswerkzaamheden.
Voor veel zorgaanbieders moet de jaarverantwoording uiterlijk 31 mei via DigiMV zijn aangeleverd. Die datum staat los van de termijnen die gelden voor het opmaken, vaststellen en deponeren van de gewone jaarrekening van een bv. Uitstel voor die vennootschappelijke jaarrekening schuift de zorgdeadline daarom niet automatisch op.
Wij maken samen met u een planning die vanaf 31 mei terugrekent. Daarin krijgen de afsluiting van de administratie, beoordeling door het bestuur, eventuele werkzaamheden van een externe accountant en de feitelijke aanlevering in DigiMV ieder een eigen moment. Uw organisatie levert de benodigde gegevens en besluiten tijdig aan; wij bewaken de samenhang en maken zichtbaar wat nog ontbreekt.
Bepaal eerst welke organisatie zich moet verantwoorden
De verantwoordingsplicht volgt uit de activiteiten, rechtsvorm en positie binnen een eventuele groep. Ook de rol als hoofd- of onderaannemer kan van belang zijn. Daarom brengen wij eerst de juridische structuur, zorgactiviteiten en geldstromen in kaart. Daarna kan worden bepaald welke entiteiten rapporteren en welke onderdelen hun verantwoording omvat.
Een beoordeling uit een vorig boekjaar blijft niet zonder meer bruikbaar. Een fusie, nieuwe toelating, gewijzigde zorgactiviteit of verschuiving binnen de groep kan de uitkomst veranderen. Wij leggen de gemaakte beoordeling vast, zodat bestuur en administratie vanuit dezelfde afbakening werken.
Zorgomzet moet aansluiten op contracten en registratie
De financiële verantwoording vraagt een heldere aansluiting tussen de boekhouding, productie- of declaratiegegevens en de zorgomzet. Contractplafonds, nog te factureren prestaties, terugbetalingen en correcties na controles kunnen het resultaat en de toelichting beïnvloeden. Juist deze posten verdienen aandacht voordat de cijfers definitief worden.
Maak de jaarplanning zichtbaar voor alle betrokkenen
Neem ook tijd op voor correcties na de eerste aansluitingen en voor de formele goedkeuring van definitieve stukken. Een planning die alleen de indieningsdatum noemt, laat te weinig ruimte voor vragen over zorgomzet, contractafrekeningen of ontbrekende documenten. Door de voortgang tussentijds te bespreken, kan de organisatie gericht aanvullen wat nog nodig is en blijft de laatste week beschikbaar voor controle en indiening.
Eén definitieve cijferbasis voor alle stukken
De jaarrekening, financiële jaarverantwoording, fiscale aangiften en bestuurlijke toelichtingen moeten herkenbaar uit dezelfde administratie voortkomen. Verschillen kunnen soms verklaarbaar zijn, maar horen bewust te worden vastgesteld en gedocumenteerd. Wij controleren de aansluitingen en zorgen dat de definitieve versie bij alle betrokkenen bekend is.
Na afronding bewaren wij samen met u de ingediende stukken, bevestigingen en onderbouwingen in een overzichtelijk dossier. Dat geeft het bestuur inzicht in wat is verantwoord en vormt een praktisch vertrekpunt voor de planning van het volgende boekjaar.
Bron en achtergrond: Jaarverantwoording zorg – Zorgaanbieders en combinatie-instellingen.
