Jaarverantwoording vraagt een eigen toets naast de jaarrekening
Een zorgaanbieder kan naast de gewone jaarrekeningverplichtingen te maken hebben met openbare jaarverantwoording voor de zorg. Of en welke onderdelen moeten worden aangeleverd, hangt af van de organisatie en toepasselijke uitzonderingen. De afkorting Wtza wordt hiervoor in de praktijk vaak gebruikt, maar de verschillende toelatings-, governance- en verantwoordingsverplichtingen moeten afzonderlijk worden beoordeeld.
Begin daarom bij de rechtsvorm, activiteiten, financiering en omvang van de zorgaanbieder. Een bestaande conclusie voor een andere praktijk kan niet zonder meer worden overgenomen.
De zorgdeadline past niet vanzelf in de gewone afsluitplanning
Voor de openbare jaarverantwoording geldt in beginsel aanlevering vóór 1 juni van het volgende jaar. Bijzondere regelingen of verleend uitstel moeten afzonderlijk worden vastgesteld. Een uitstelbesluit voor het opmaken van een bv-jaarrekening verschuift deze zorgverplichting niet automatisch.
Plan de werkzaamheden terug vanaf de vroegste relevante deadline. Daarbij horen het sluiten van de administratie, afstemmen van zorgomzet, beoordeling door het bestuur en eventuele betrokkenheid van een externe accountant. Een ontbrekende specificatie kan anders meerdere vervolgstappen ophouden.
Declaraties en contractafspraken bepalen de omzetkwaliteit
Bij zorgomzet is het verschil tussen verrichte prestaties, ingediende declaraties en ontvangen bedragen relevant. Afwijzingen, productieplafonds en mogelijke terugbetalingen kunnen de verwerking beïnvloeden. Onderzoek welke bedragen op balansdatum voldoende vaststaan en welke onzekerheden moeten worden toegelicht of verwerkt.
De financiële administratie heeft daarvoor informatie nodig van contractbeheer en zorgregistratie. Een aansluiting tussen die bronnen maakt zichtbaar of verschillen door timing, fouten of inhoudelijke contractvoorwaarden worden veroorzaakt.
Een kleine zorgaanbieder kan een andere verantwoordingsomvang hebben
De omvang en inrichting van de organisatie kunnen invloed hebben op welke stukken moeten worden aangeleverd. Dat vraagt een toets aan de specifieke zorgregels. De bedrijfsklasse uit het algemene jaarrekeningenrecht en de indeling voor zorgverantwoording mogen niet zonder vergelijking aan elkaar gelijk worden gesteld.
Controleer daarom per verplichting de gebruikte criteria en uitzonderingen. Bij groei, een nieuwe rechtsvorm of een wijziging van activiteiten is een eerdere conclusie mogelijk niet meer passend. Leg de uitkomst vast in de jaarplanning. Zo weet de zorgaanbieder welke stukken hij moet voorbereiden en kan de adviseur de jaarrekeningwerkzaamheden afstemmen op de aanvullende gegevens die daadwerkelijk nodig zijn.
Verantwoordingsstukken moeten op dezelfde cijfers steunen
Een gezamenlijke planning voorkomt dat dezelfde cijfers in verschillende overzichten uiteenlopen. Leg vast welke versie definitief is, wie correcties verwerkt en hoe de aansluiting met ingediende stukken wordt bewaard. Dat maakt de verantwoording beter te volgen en de volgende afsluiting overzichtelijker.
Bron en achtergrond: Jaarverantwoording zorg.
