Wat een 403-verklaring daadwerkelijk regelt
Artikel 2:403 BW biedt onder voorwaarden een groepsvrijstelling van bepaalde inrichtings-, controle- en publicatieverplichtingen rond de afzonderlijke jaarrekening van een groepsmaatschappij. De financiële gegevens worden dan opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van een andere rechtspersoon of vennootschap. Eén van de voorwaarden is een schriftelijke verklaring waarmee die consoliderende partij zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor schulden die voortvloeien uit rechtshandelingen van de betrokken groepsmaatschappij.
De aansprakelijkheidsverklaring is dus slechts één onderdeel van de regeling. Alleen een document deponeren is onvoldoende om de vrijstelling toe te passen. Evenmin verdwijnt de administratieplicht van de dochter. De groep heeft betrouwbare afzonderlijke cijfers nodig voor consolidatie, belastingaangiften, management en de beoordeling van verplichtingen.
Consolidatie, instemming en deponering moeten op elkaar aansluiten
Wij beoordelen per boekjaar of aan alle wettelijke voorwaarden wordt voldaan. Daarbij gaat het onder meer om opname van de financiële gegevens in een passende geconsolideerde jaarrekening, de vereiste controle en verslaggeving op groepsniveau, schriftelijke instemming van alle leden of aandeelhouders en de juiste openbaarmaking van de benodigde documenten. Voor instemming geldt een jaarlijks beoordelingsmoment; zij mag niet worden verward met de aansprakelijkheidsverklaring die kan doorlopen.
De afzonderlijke stukken kennen eigen eisen en momenten. Wij leggen daarom vast welke verklaring nodig is, wie bevoegd is te tekenen en wanneer de documenten beschikbaar en gedeponeerd moeten zijn. Bij een buitenlandse consoliderende moeder wordt ook beoordeeld of de gebruikte verslaggeving en openbaarmaking voor toepassing van de Nederlandse vrijstelling voldoen. Een geconsolideerd overzicht voor intern gebruik is daarvoor niet zonder meer voldoende.
| Onderdeel | Mogelijk voordeel | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Afzonderlijke jaarrekening | Minder afzonderlijke verslaggevings- en publicatiewerkzaamheden | Alle voorwaarden van artikel 2:403 BW moeten worden vervuld |
| Controle | Onder voorwaarden geen afzonderlijke wettelijke controle bij de dochter | De vereiste controle op groepsniveau en andere afspraken blijven relevant |
| Openbaarheid | Minder afzonderlijke informatie van de dochter openbaar | De vereiste groepsstukken worden juist wel openbaar gemaakt |
| Aansprakelijkheid | Schuldeisers krijgen een extra verhaalsmogelijkheid | Vermogen van de verklarende maatschappij kan worden aangesproken |
| Verkoop of reorganisatie | Past soms bij een duurzame groepsstructuur | Intrekking en beëindiging van overblijvende aansprakelijkheid vragen aparte stappen |
Waar de vereenvoudiging voor een groep kan zitten
Voor een groep met meerdere vennootschappen kan de vrijstelling afzonderlijke verslaggevings- en publicatiewerkzaamheden beperken. Onder voorwaarden kan ook een afzonderlijke wettelijke controle bij de dochter achterwege blijven. De geconsolideerde jaarrekening brengt de groep in samenhang in beeld, terwijl minder afzonderlijke informatie van de vrijgestelde vennootschap openbaar wordt.
De werkelijke besparing hangt af van de bestaande verplichtingen. Bij een kleine dochter die al een beperkte publicatieplicht heeft, kan het voordeel anders uitvallen dan bij een grotere vennootschap. Een financier, koper of minderheidsaandeelhouder kan bovendien afzonderlijke informatie blijven verlangen. Wij vergelijken daarom de concrete werkzaamheden en kosten met de verplichtingen die de groep na toepassing behoudt.
Het vermogen van de verklarende maatschappij komt in beeld
Een schuldeiser kan bij een toepasselijke 403-verklaring de verklarende maatschappij rechtstreeks aanspreken naast de dochter. Dat raakt het uitgangspunt waarmee ondernemers risico’s over verschillende bv’s hebben verdeeld. Een verplichting bij één groepsmaatschappij kan zo gevolgen krijgen voor vermogen dat elders in de structuur is ondergebracht.
De verklaring is geen algemene garantie voor iedere denkbare schuld. De wettelijke grondslag ziet op schulden uit rechtshandelingen; formulering en reikwijdte van de verklaring verdienen een nauwkeurige beoordeling. Wij betrekken daarbij onder meer financiering, langlopende overeenkomsten en de plannen voor verkoop of beëindiging. Besparen op publicatiewerk mag niet de enige reden zijn om een aansprakelijkheid met mogelijk grote gevolgen te aanvaarden.
Intrekken beëindigt bestaande aansprakelijkheid niet automatisch
Een verklaring kan worden ingetrokken door een verklaring van intrekking te deponeren. Daarmee zijn de gevolgen uit het verleden niet vanzelf verdwenen. Voor schulden die voortvloeien uit rechtshandelingen van vóór de intrekking kan overblijvende aansprakelijkheid bestaan. Ook later verschuldigde bedragen kunnen hun oorsprong hebben in een oudere overeenkomst.
Voor beëindiging van die overblijvende aansprakelijkheid kent artikel 2:404 BW een afzonderlijke procedure. Daarin spelen onder meer uittreding uit de groep, openbaarmaking van het voornemen, termijnen van ten minste twee maanden en de mogelijkheid van verzet door schuldeisers. Een verkoopdatum moet daarom worden afgestemd op de juridische afwikkeling. Bij verzet of een geschil wordt zo nodig gespecialiseerde procesbijstand ingeschakeld.
Eén beoordeling van groepscijfers, risico en besluitvorming
Oudshoorn brengt de groepsstructuur, bestaande verklaringen, jaarrekeningverplichtingen en belangrijke contracten bij elkaar. Wij vergelijken de toepassing van de vrijstelling met afzonderlijke verslaggeving en bespreken wat de keuze betekent voor aansprakelijkheid en toekomstige wijzigingen. De uitkomst wordt vertaald naar besluiten, documentatie en een planning.
Wij stellen ook complexe geconsolideerde jaarrekeningen op en kunnen dossierspecificaties voorbereiden voor een externe accountantscontrole. Waar nodig verzorgen wij AvA-notulen en de deponering van jaarrekeningen. De externe accountant verricht de controle. De cliënt levert volledige en juiste gegevens aan; bestuurders en aandeelhouders nemen de besluiten en behouden hun wettelijke verantwoordelijkheden.
