Informatie op één plek
We helpen gegevens en documenten logisch te organiseren en actueel te houden.
Salarisadministratie
Personeelsdossiers en jaaropgaven
Een zorgvuldig personeelsdossier ondersteunt uw salarisadministratie. Wij helpen gegevens actueel te houden en verzorgen de jaarlijkse jaaropgaven.
Personeelsinformatie gedurende de arbeidsrelatie
Van maandelijkse verwerking tot jaarafsluiting.
- Digitale loonstroken
- Jaaropgaven
- Basisgegevens en mutatiehistorie
- Aansluiting met loonadministratie
- Ondersteuning bij medewerkersvragen
Bewaren wat nodig is, afschermen wat gevoelig is
Het personeelsdossier ondersteunt de arbeidsrelatie; het salarisdossier onderbouwt daarnaast fiscale gegevens. Niet alle stukken horen bij dezelfde gebruikers beschikbaar te zijn. Wij helpen noodzakelijke gegevens, bevoegdheden en bewaartermijnen te onderscheiden. Een medische toelichting hoort bijvoorbeeld niet zonder meer bij de informatie voor salarisverwerking. Bij uitdiensttreding beoordelen we welke gegevens nog nodig zijn en welke wettelijke verplichtingen doorlopen.
De jaaropgave moet aansluiten op het afgeronde loonjaar
Voordat de jaaropgave beschikbaar komt, moeten relevante correcties over het kalenderjaar worden verwerkt. Een wijziging na afgifte kan leiden tot een aangepaste jaaropgave. Wij stemmen de planning en wijze van beschikbaarstelling met u af en zorgen dat de totalen aansluiten op de loonadministratie. Voor medewerkers is het belangrijk te weten welke versie actueel is, zodat de juiste gegevens worden gebruikt bij de inkomstenbelasting.
Veelgestelde vragen
Praktische vragen over personeelsdossiers en jaaropgaven
Welke gegevens horen in het salarisdossier?
De noodzakelijke identificatie-, contract-, loonheffingen- en mutatiegegevens, met passende toegang en bewaartermijnen.
Wanneer ontvangen medewerkers hun jaaropgave?
Na afronding van het kalenderjaar volgens de afgesproken planning en via de beveiligde medewerkersomgeving.
Kunnen medewerkers zelf gegevens wijzigen?
Dat hangt af van de gekozen omgeving en autorisaties. Kritische wijzigingen blijven altijd onderdeel van een gecontroleerd proces.
Krijgt een medewerker na een correctie een nieuwe jaaropgave?
Als de correctie de relevante jaartotalen wijzigt, kan een aangepaste jaaropgave nodig zijn. Wij beoordelen dat bij de correctieverwerking en stemmen af hoe de actuele versie aan de medewerker beschikbaar wordt gesteld.
Moet ik medische informatie aanleveren voor de salarisadministratie?
Doorgaans zijn de gegevens nodig die de loonverwerking bepalen, niet de medische diagnose. Bespreek welke informatie noodzakelijk is en gebruik de afgesproken veilige route. Gezondheidsgegevens vragen een afzonderlijke beoordeling.
Uw contactpersoon
Wilt u bespreken wat dit voor uw organisatie betekent?
Neem rechtstreeks contact op met de specialist die bij dit onderwerp betrokken is. U krijgt een helder eerste antwoord en weet welke informatie nodig is voor een gericht gesprek.
