Digitale BTW-rapportage begint bij de inrichting van facturen
Ondernemers krijgen een duidelijker tijdpad voor e-facturatie, digitale rapportage en uitbreiding van de One Stop Shop.
Het ViDA-werkprogramma is relevant voor ondernemingen die hun facturatie en rapportage vernieuwen. De Europese ontwikkeling verloopt gefaseerd. Een gepubliceerd werkprogramma betekent daarom niet dat alle verplichtingen meteen voor iedere ondernemer gelden. Eerst moet duidelijk zijn welke onderdelen de eigen transacties raken en wanneer de toepasselijke regels veranderen.
Voor een onderneming met verschillende landen of platforms is een overzicht per verkoopstroom behulpzaam. Daarmee worden keuzes voor software en gegevensuitwisseling gebaseerd op de werkelijke activiteiten, in plaats van op een algemeen beeld van digitale facturatie.
| Vanaf | Wijziging | Voor wie vooral relevant? |
|---|---|---|
| 1 januari 2027 | Uitbreiding OSS voor bepaalde B2C-laaddiensten en verduidelijkingen voor OSS/IOSS. | Ondernemingen met grensoverschrijdende B2C-omzet. |
| 1 juli 2028 | Platformregels voor kortdurende verhuur en wegpersonenvervoer; start belangrijke SVR-maatregelen. | Platforms en niet-gevestigde leveranciers. |
| 1 juli 2030 | Digitale rapportage voor grensoverschrijdende B2B-transacties en e-facturatie als standaard. | Ondernemingen met intracommunautaire B2B-transacties. |
| 1 januari 2035 | Nationale realtime-rapportages moeten aansluiten op het EU-systeem. | Lidstaten en ondernemingen met lokale digitale rapportage. |
Een pdf is niet automatisch een gestructureerde factuur
Bij digitalisering gaat het ook om gegevens die systemen op een consistente manier kunnen verwerken. Denk aan identificatie van partijen, datum, type prestatie, bedrag en fiscale behandeling. Als die informatie alleen in vrije tekst staat of in verschillende systemen anders wordt benoemd, kan een nieuw rapportageproces veel herstelwerk opleveren.
Breng daarom eerst de brongegevens en uitzonderingen in kaart. Welke facturen worden handmatig gemaakt? Waar verandert iemand een tarief? Hoe wordt een creditnota gekoppeld? Deze vragen helpen om een realistische voorbereiding te kiezen.
Internationale processen vragen om een gezamenlijke tijdlijn
Een groep kan te maken hebben met verschillende nationale eisen naast de Europese ontwikkeling. Een centrale softwarekeuze lost niet vanzelf alle lokale vragen op. Finance, verkoop en lokale adviseurs moeten weten welke entiteit welke facturen uitreikt en waar de gegevens worden bewaard.
Wij maken onderscheid tussen verplichtingen die al gelden, aangekondigde veranderingen en keuzes die nog nadere uitwerking vragen. Zo kan de onderneming gericht investeren zonder ieder toekomstscenario nu al als definitieve verplichting te behandelen.
Voorkom dat een systeemkeuze vooruitloopt op de vereisten
Bij vervanging van financiële software is toekomstbestendigheid relevant. Vraag de leverancier welke gegevens kunnen worden vastgelegd en uitgewisseld, hoe landverschillen worden ondersteund en hoe wijzigingen in wetgeving worden bijgehouden. Een algemene vermelding van e-facturatie zegt nog niet dat ieder toekomstig Europees rapportageonderdeel beschikbaar is.
Beschrijf daarom eerst de eigen factuurstromen en de informatie die daarin ontbreekt. Met dat overzicht kan een onderneming gerichte eisen stellen zonder alles tegelijk te vervangen. Bewaar bovendien ruimte voor aanpassing: de uitvoering van Europese maatregelen kent verschillende momenten en technische uitwerkingen. Een gefaseerde inrichting maakt het mogelijk noodzakelijke verbeteringen nu door te voeren en latere verplichtingen gecontroleerd toe te voegen.
Test eerst de lastige factuurstromen
Een eenvoudige binnenlandse factuur geeft weinig informatie over complexe uitzonderingen. Begin de beoordeling bijvoorbeeld met een buitenlandse creditnota, platformverkoop of intercompanydienst. Volg welke gegevens bij aanmaak beschikbaar zijn en welke pas later worden toegevoegd.
Bron en achtergrond: Europese Commissie – ViDA 2026 work programme.
