Van voorstel in 2024 naar Europese besluitvorming
Het oorspronkelijke nieuws betrof het Commissievoorstel uit juli 2024 om het papieren BTW-vrijstellingscertificaat te digitaliseren. De Raad heeft de betreffende wetgeving op 18 februari 2025 aangenomen. De nieuwe maatregelen gaan volgens de Raad op 1 juli 2031 gelden, met een aanvullende overgangsperiode waarin ook papier mogelijk blijft. Een voorstel, de vaststelling van wetgeving en de datum waarop een nieuwe werkwijze verplicht wordt, zijn dus verschillende momenten.
Die fasering is relevant voor organisaties die hun systemen aanpassen. Digitalisering vraagt voorbereiding, maar geeft op zichzelf geen reden om geldige bestaande procedures voortijdig te verlaten.
Een certificaat maakt niet iedere internationale levering vrijgesteld
Het certificaat heeft betrekking op specifieke vrijstellingen, onder meer voor bepaalde internationale en diplomatieke situaties. Het is geen algemeen bewijs waarmee iedere buitenlandse klant zonder BTW kan worden gefactureerd. Eerst moet worden vastgesteld of de afnemer en de concrete levering of dienst binnen de betreffende vrijstelling vallen.
Leg daarom vast wie de afnemer is, op welke grond de vrijstelling wordt toegepast en welke bevestiging nodig is. Een buitenlandse vestigingsplaats of een bijzonder klinkende organisatienaam is op zichzelf onvoldoende onderbouwing.
Ook digitale bewijsstukken moeten terug te vinden zijn
Bij een elektronische procedure verschuift de aandacht naar identificatie, geldigheid en koppeling aan de factuur. De administratie moet laten zien welk document bij welke transactie hoort. Ook moet duidelijk zijn wie controleert of de informatie volledig is voordat zonder BTW wordt gefactureerd.
Denk daarnaast aan toegang na een personeelswisseling of systeemmigratie. Een document dat uitsluitend in een persoonlijke mailbox of extern portaal staat, is niet vanzelf duurzaam onderdeel van het fiscale dossier. Maak afspraken over opslag en beschikbaarheid.
Een digitaal archief moet de geldigheid kunnen blijven aantonen
Bij een elektronisch certificaat is niet alleen het zichtbare document relevant. Ook informatie over herkomst, ondertekening en eventuele geldigheidsduur kan nodig zijn. Spreek af welke gegevens worden bewaard en hoe zij bij een controle beschikbaar worden gemaakt.
Test bij een systeemmigratie of oudere bewijsstukken nog toegankelijk zijn en bij de juiste facturen blijven horen. Een export met alleen factuurbedragen kan belangrijke onderbouwing verliezen. De fiscale bewaarplicht moet daarom worden meegenomen in afspraken met softwareleveranciers en dienstverleners. Zo blijft het dossier bruikbaar nadat een contract eindigt of de organisatie naar een andere administratie overstapt, zonder afhankelijkheid van één medewerker die weet waar de stukken oorspronkelijk zijn opgeslagen.
Bereid het proces voor vanuit de daadwerkelijke transacties
Een praktische voorbereiding begint met een inventarisatie van de huidige vrijgestelde transacties. Daaruit blijkt of er werkelijk een terugkerend proces moet worden ingericht, of dat een beperkte werkinstructie voor incidentele gevallen volstaat. De omvang van de aanpassing hoort bij de omvang van de praktijk te passen.
Bron en achtergrond: VAT goes digital: new electronic VAT exemption certificate.
