Bepaal eerst welke werkzaamheden overgaan
Bij een overstap van accountant of financieel adviseur moet duidelijk zijn welke taken de nieuwe partij overneemt. Gaat het om administratie, jaarrekening, belastingaangiften, salarisverwerking of een combinatie daarvan? Een wettelijke accountantscontrole is een afzonderlijke opdracht die niet automatisch meeverhuist met de overige werkzaamheden.
Leg de overgangsdatum en de te verzorgen boekjaren vast. Daarmee wordt voorkomen dat beide partijen dezelfde aangifte voorbereiden of juist aannemen dat de ander een verplichting afhandelt.
Een volledige overdracht omvat meer dan de laatste jaarrekening
Voor een goede start zijn onder meer de saldibalans, aansluitingen, fiscale posities, overeenkomsten en relevante besluitstukken nodig. Ook informatie over lopende vragen van de Belastingdienst of nog niet afgeronde aangiften is belangrijk. De precieze stukken hangen af van de onderneming en de nieuwe opdracht.
De overdracht van stukken vindt plaats met passende toestemming en met aandacht voor vertrouwelijkheid. Niet ieder intern werkdocument van een voorganger is zonder meer een cliëntdocument. Bespreek daarom concreet welke informatie nodig is en hoe die beschikbaar komt.
Controleer toegang en lopende termijnen direct
Softwaretoegang, machtigingen en contactpersonen verdienen aandacht vóór de eerste deadline. Een compleet inhoudelijk dossier helpt weinig als de nieuwe partij de administratie niet kan openen of nog geen aangifte kan indienen. Controleer tegelijk welke berichten de cliënt zelf blijft ontvangen.
Maak een overzicht van de eerstvolgende verplichtingen, inclusief uitstel dat al is aangevraagd of verleend. Bewaar de bevestigingen. Een mondelinge mededeling dat er ‘uitstel is’ zegt onvoldoende over belastingmiddel, periode en einddatum.
De openingsbalans verdient een herkenbare controle
Na de overdracht moet de administratie aansluiten op de laatst afgeronde cijfers. Controleer of definitieve correcties van de vorige jaarrekening daadwerkelijk zijn verwerkt en of fiscale overzichten dezelfde uitgangspunten gebruiken. Een goedgekeurde pdf en een niet-bijgewerkt grootboek kunnen anders naast elkaar blijven bestaan.
Maak eventuele verschillen zichtbaar voordat het volgende boekjaar wordt afgesloten. Zo is duidelijk welke posten uit de overdracht komen en welke tijdens de nieuwe samenwerking zijn ontstaan. Spreek ook af wie nog vragen aan de vorige adviseur coördineert. Dat voorkomt verspreide correspondentie en helpt de cliënt gericht stukken aan te leveren in plaats van dezelfde vraag van meerdere kanten te ontvangen.
Gebruik de start om openstaande verschillen op te lossen
Wij maken vervolgens afspraken over aanlevering, contactmomenten en verantwoordelijkheden. De cliënt weet welke werkzaamheden wij verzorgen en welke informatie nog nodig is. Dat geeft een rustige overgang en maakt de samenwerking vanaf het begin uitvoerbaar, ook wanneer de onderneming meerdere bv’s, buitenlandse activiteiten of een externe controlerend accountant heeft.
Bron en achtergrond: AA mocht stukken onder zich houden na geschil.
